Acotran: la nueva herramienta para calcular los costes reales del transporte por carretera
Uno de los retos más grandes en el mundo del transporte, ya sea de mercancías o de viajeros, es entender de forma clara y rápida cuánto cuesta realmente moverse. Saber los números exactos detrás de cada kilómetro, de cada servicio y de cada vehículo es algo que puede marcar la diferencia entre un negocio rentable y uno que apenas sobrevive.
Por eso, me ha parecido muy relevante que el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible haya presentado una nueva herramienta digital llamada Acotran. Y hoy quiero explicarte, de forma sencilla, qué es, cómo funciona y por qué puede ser un gran paso adelante para muchas empresas del sector.
¿Qué es Acotran?
Acotran es una plataforma web gratuita que permite a cualquier persona o empresa del sector calcular los costes reales de sus servicios de transporte. Está pensada tanto para el transporte de mercancías por carretera como para el transporte discrecional de viajeros.
En otras palabras, es una calculadora inteligente que te ayuda a saber cuánto cuesta realmente poner un vehículo en marcha, recorrer una ruta o mantener una flota durante un año. Y todo esto lo hace de manera muy visual y sin necesidad de instalar ningún programa.
¿Qué mejora respecto a las herramientas anteriores?
Hasta ahora existían dos herramientas distintas: una llamada Acotram, enfocada en mercancías, y otra llamada Acotravi, para viajeros. Ambas funcionaban bien, pero tenían ciertas limitaciones: había que instalarlas, actualizar datos manualmente y no siempre eran fáciles de usar para todo el mundo.
Con Acotran, todo eso queda atrás. Es una herramienta única, accesible desde cualquier dispositivo, y que no necesita actualizaciones manuales. Los datos están siempre actualizados, y además la interfaz es mucho más clara e intuitiva.
¿Quién puede usarla?
Cualquier persona o empresa que trabaje en el transporte por carretera puede usar Acotran. No hace falta ser experto en informática ni tener conocimientos técnicos. Solo necesitas conexión a internet y ganas de conocer mejor los costes de tu actividad.
Además, si te registras, puedes guardar tus datos y hacer cálculos personalizados con tus propios vehículos, rutas y condiciones. Esto la convierte en una herramienta muy útil para pequeñas y medianas empresas, que muchas veces no tienen recursos para desarrollar este tipo de análisis por su cuenta.
¿Qué tipo de cálculos permite hacer?
Lo que más me ha gustado de Acotran es su nivel de detalle, pero al mismo tiempo su sencillez. Puedes calcular:
Costes anuales por vehículo o por tipo de servicio.
Costes por kilómetro o por hora, según lo necesites.
Gastos relacionados con el vehículo: mantenimiento, neumáticos, combustible, seguros, amortización, etc.
Costes de personal: sueldos, dietas, formación, seguridad social.
Gastos generales: oficina, gestión, administración, etc.
Comparaciones con datos reales del Observatorio de Costes del Ministerio.
Y todo ello adaptado a más de 20 categorías distintas de vehículos de mercancías y 4 categorías de vehículos de transporte de viajeros.
¿Qué mejoras incluye?
Acotran no solo unifica lo que ya existía. También añade nuevas funcionalidades que hacen que todo sea más práctico:
Puedes acceder desde cualquier sistema operativo, ya sea Windows, Mac, Linux, etc.
Puedes usarlo desde móvil o tablet, con diseño adaptado.
Ya no tienes que preocuparte por las actualizaciones. Todo se actualiza automáticamente.
Tienes ayudas explicativas dentro de la misma herramienta, por si te atascas en algún paso.
Y lo mejor: está pensada para seguir creciendo. Ya están previstas varias mejoras que se irán incorporando en el futuro.
¿Qué mejoras se esperan próximamente?
El Ministerio ha anunciado que Acotran no se quedará como está. Pronto incluirá:
Posibilidad de calcular servicios en función de la distancia, el tiempo o el tipo de carga.
Exportación de resultados a Excel o CSV para un uso más profesional.
Mejoras en la impresión de informes en PDF.
Visualización de resultados en gráficos, para interpretar los datos con mayor rapidez.
Nuevas categorías de vehículos que se irán incorporando poco a poco.
Esto me parece clave, porque significa que es una herramienta viva, que evolucionará junto con las necesidades reales del sector.
¿Y si no sabes cómo usarla?
Aquí viene otro punto positivo: el propio Ministerio ha previsto organizar sesiones formativas gratuitas, seguramente a partir de septiembre u octubre. Serán online y estarán dirigidas a los profesionales del sector que quieran aprender a sacar todo el partido a esta herramienta.
No hace falta ser un experto para usarla, pero con algo de orientación puede ser aún más útil, especialmente para quienes gestionan varias rutas, vehículos o flotas completas.
¿Qué gana el sector con esto?
Desde mi punto de vista como consultor, hay al menos tres grandes beneficios que Acotran puede aportar:
1. Más claridad
Uno de los principales problemas en muchas empresas de transporte es no tener una visión clara de los costes reales. Se estima, se intuye, se redondea... pero no se calcula con rigor. Con Acotran, eso cambia. Se pueden tener datos reales, fiables y fáciles de interpretar.
2. Mejor toma de decisiones
Sabiendo cuánto cuesta realmente cada servicio, cada vehículo o cada ruta, se pueden tomar decisiones mucho más acertadas: ajustar precios, mejorar rutas, optimizar recursos o incluso saber cuándo un servicio deja de ser rentable.
3. Profesionalización
El transporte es un sector con muchísima experiencia y conocimiento práctico, pero muchas veces sin acceso a herramientas profesionales. Con Acotran, cualquier autónomo o pequeña empresa puede acceder a cálculos que antes solo estaban al alcance de grandes operadores.
Una oportunidad para digitalizar sin complicarse
Muchas veces se habla de digitalización como si fuera algo complejo, caro o inalcanzable. Pero aquí tenemos un buen ejemplo de cómo se puede digitalizar una parte fundamental del negocio (el control de costes), sin necesidad de grandes inversiones ni conocimientos técnicos.
Acotran es, en esencia, una herramienta sencilla pero potente. No viene a sustituir nada, sino a facilitar la vida de quienes trabajan en un sector que cada día exige más precisión, más eficiencia y más control.
Reflexión final
Aunque ahora queda ver su funcionamiento en la vida real, lo cierto es que no todos los días vemos una herramienta desarrollada por la administración pública que esté tan bien pensada, que sea tan útil y que tenga una aplicación práctica tan directa en el día a día de las empresas.
Acotran es una de esas iniciativas que tienen el potencial de mejorar realmente cómo funciona un sector entero. Y por eso me ha parecido tan importante compartirla, explicarla y animar a usarla.
Si estás en el mundo del transporte y todavía no sabes cuánto te cuesta realmente moverte… este puede ser el momento perfecto para descubrirlo.